Boas práticas em assembleias

Leia sobre as melhores práticas de como conduzir uma assembleia e tenha uma reunião de condomínio com mais resultados

A assembleia é um momento importante na agenda do condomínio. Na maioria dos casos, é uma das poucas oportunidades para os condôminos interagirem, tratando de assuntos importantes como o orçamento e as decisões estratégicas. Por ser um momento tão importante, muitas pessoas ainda não sabem como conduzir assembleias e caso surjam dúvidas.

Por ser um momento em que muitas decisões são tomadas, é preciso aproveitar a assembleia ao máximo possível, utilizando boas práticas que vão ajudar a tornar o tempo de todos mais produtivo. Confira as dicas da Protest para fazer uma excelente assembleia.

Planeje as pautas e informe com antecedência

Na hora de convocar a assembleia, é necessário que as pautas planejadas estejam disponíveis com antecedência para todos os condôminos. Dessa maneira, eles vão estar informados e preparados para chegar em uma resolução acerca do que vai ser discutido.

Planejar as pautas também é uma forma de dividir o tempo da assembleia de acordo com os assuntos que precisam ser tratados, evitando o desgaste com discussões que se desenrolam por muito tempo.

Tenha algumas dicas em mente na hora de planejar as pautas:

  • Os assuntos mais importantes devem ser colocados em discussão primeiro.
  • Coloque um tempo estipulado para cada assunto e tente fazer com que todos respeitem o que foi planejado.
  • Evite colocar assuntos mais delicados que possam gerar muita discussão logo no começo, eles facilmente se alongam por mais do que é necessário, e podem dispersar a atenção e piorar o clima da assembleia.

Atraia os condôminos

O condomínio é um espaço compartilhado por todos, e por isso mesmo os moradores precisam exercer seus direitos de voto na assembleia. Apesar disso, a maioria das assembleias acaba tendo um público muito pequeno, o que dificulta as tomadas de decisões.

É claro que os síndicos e administradores não têm a função de organizadores de evento, mas investir um pouco no ambiente e nos atrativos pode tornar a assembleia mais prazerosa e atrair uma quantidade maior de condôminos.

Quando for organizar uma assembleia, tente aplicar as seguintes dicas:

  • Escolha um dia e horário que seja mais acessível para todos
  • Escolha um espaço do condomínio que seja bonito, tenha uma boa estrutura e temperatura.
  • Não é necessário, mas oferecer alguns comes e bebes simples é um bom fator de atração. Nada muito complexo: água, café, suco e alguns biscoitos já são o suficiente para deixar todos mais confortáveis.
  • Caso a assembleia vá durar muito tempo, estabeleça uma pequena pausa.

Estabeleça regras

Em qualquer grupo, regras são necessárias para que a convivência seja mais pacífica e para que o direito de todos sejam respeitados. O síndico ou presidente da mesa é o principal responsável por garantir que as regras estejam sendo cumpridas.

Algumas regras que facilitam muito a assembleia são:

  • Todos devem colocar o celular no mudo ou no modo vibrar
  • Todos devem levantar a mão quando quiserem falar
  •  Ninguém deve interromper a fala do outro
  •  Assuntos pessoais que envolvem condôminos e funcionários não devem ser discutidos, apenas os que afetam a coletividade.

Mantenha uma comunicação objetiva

É ótimo que condôminos queiram formar laços, falar dos seus interesses e se conhecer, mas a assembleia não é o momento para isso. Todos estão reunidos para tomar decisões e a comunicação deve ser a mais objetiva possível.

Confira algumas dicas de como fazer isso:

  • Estabeleça um limite de tempo por fala, para que ninguém se alongue.
  • Evite discutir assuntos que não sejam do interesse da coletividade.
  • Caso alguém tenha uma dúvida, reclamação ou sugestão de pauta, ela deve se expressar no final.

Dê continuidade ao que foi falado na assembleia

As questões discutidas na assembleia não precisam e nem devem ficar restritas à ela. Nesse sentido, é preciso que essas conversas façam parte do dia a dia do condomínio para que realmente sejam colocadas em prática. Isso também facilita o desenvolvimento e levantamento de novas pautas.

Do mesmo modo, toda sugestão, reclamação ou crítica feita sobre a assembleia deve ser levada em consideração na organização da próxima. A sala onde ela ocorreu é muito quente? O horário dificultou a presença de algum condômino? Não tinha água para servir aos participantes? Sugeriram uma pauta? Caso algo do gênero tenha acontecido, é necessário que os responsáveis por organizar a assembleia apliquem mudanças e melhorias.

Tenha uma assembleia profissional

Organizar assembleias é antes de tudo, pautar os pontos críticos a serem discutidos, e mediar desde as questões mais simples às mais complexas. Em mais de 40 anos de experiência, a Protest organizou milhares de assembleias, e nossos profissionais são treinados com as melhores práticas do mercado, além de amplo conhecimento sobre assuntos trabalhistas, orçamentários e jurídicos.

Para auxiliar nossos clientes, desenvolvemos o serviço de assessoria de assembleias, no qual prestamos todo suporte necessário para o condomínio ter uma assembleia objetiva, resolutiva, e sem conflitos. Para facilitar a administração do seu condomínio e ter assembleias realmente produtivas, a Protest é sua grande aliada.

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