5 dicas para convocar assembleias e aumentar a frequência

Veja algumas boas práticas para convocar uma assembleia de maneira mais eficiente

A baixa participação de condôminos nas assembleias é um problema bem comum em muitos condomínios. Mas essa dificuldade encontrada pelos síndicos pode ser superada com algumas atitudes simples.

A importância das assembleias

Durante as assembleias, são tratados assuntos que terão impacto na vida condominial. Por isso, é importante que todos participem já que as decisões devem ser tomadas em conjunto.
A baixa frequência em assembleias cria situações que podem desgastar as relações entre os condôminos. É comum que pessoas que não participaram das reuniões reclamem sobre o que foi decidido, mesmo que eles tenham abdicado do seu direito de participar das deliberações.
Conheça algumas atitudes que ajudam a aumentar a frequência das assembleias, melhorar as decisões tomadas e evitar desgastes.

Faça uma boa convocação

Apesar da Convenção Condominial definir regras sobre os procedimentos de convocação, existem algumas boas práticas gerais que todos os condomínios podem seguir.
Respeitando o bom senso, todos os meios de comunicação devem ser usados para informar sobre a data e o horário da assembleia. O ideal é que os condôminos sejam avisados por todos os meios possíveis. Pessoalmente, pelo quadro de avisos, carta e internet (por e-mail e caso o condomínio tenha um grupo de mensagens, por exemplo).
No texto da convocação, as pautas devem ser descritas para que todos estejam informados e possam preparar seus argumentos e pensar sobre as suas resoluções.

Ressalte a importância da participação na assembleia

Alguns condôminos podem faltar por não entenderem a importância da participação na assembleia, pensando na lógica “se boa parte do condomínio vai estar lá, que diferença faz a presença de mais um?”
Por isso, o ponto que precisa ser levantado com o condômino que falta de forma recorrente é que ele está abdicando do direito de votar em resoluções importantes, jogando fora o direito de participar das decisões.
Quando ele falta a uma assembleia que vai discutir a contratação de serviços, rateio das despesas, mudanças na gestão, investimento no fundo de garantia e similares, isso significa que ele deixou de votar em assuntos que vão afetar o seu patrimônio. Quanto mais direto e recorrente for esse diálogo com os condôminos, mais será construída uma cultura de responsabilidade.

Facilite a participação

Criar um bom ambiente é uma forma de motivar a presença dos condôminos. Investir no conforto e em pequenos atrativos para o grupo pode fazer toda a diferença na frequência.
É preciso criar uma atmosfera confortável. A assembleia deve ser marcada em um lugar bem arejado, limpo e organizado, com espaço para todos sentarem. As áreas comuns dos prédios costumam ser um bom local.
Pensar no horário e no dia que sejam adequados a todos também é muito importante. Para que a maioria possa comparecer, sem que sua vida pessoal tenha algum percalço por causa disso, um bom dia costuma ser domingo a partir das 18h ou 19h.

Discuta as pautas de forma objetiva

Tempo é um valor importante demais para ser desperdiçado. Por isso, seja objetivo na condução de uma assembleia. As pautas planejadas devem ser o foco da discussão: qualquer outro assunto que não esteja em pauta deve ser deixado para depois.
Uma boa forma de fazer isso é estipular um tempo para cada assunto, deixando claro que qualquer outra demanda será registrada como sugestão para o próximo encontro. Isso evita que se desvie o foco das resoluções mais importantes.

Estabeleça regras para evitar conflitos

Conflitos durante assembleias desgastam a relação entre condôminos e são uma verdadeira perda de tempo. Por isso, é bom seguir algumas regras simples de boa convivência: levantar a mão para falar, esperar sua vez, não interromper o outro, não falar de forma exaltada e, muito menos, usar termos chulos. Faça questão de manter a ordem.
O respeito e a consideração devem ser a orientação básica em todos os ambientes. Por isso, as regras são tão importantes: elas ajudam a regular a convivência e melhoram as relações no grupo.

Tenha ajuda profissional nas suas assembleias

Seguindo essas premissas básicas que apresentamos aqui fica mais fácil criar assembleias objetivas, sem conflitos e bem concluídas. Além disso, você também pode contar com ajuda profissional para a resolução desses e de outros percalços na administração condominial.
A Protest tem mais de 40 anos de experiência na administração de condomínios e oferece um portfólio completo de soluções que vão desde assessoria em assembleias até seguros, suporte jurídico e muito mais.
Conte com profissionais que podem ajudar na modernização da gestão e na solução de problemas de forma simples e eficiente. Quer gastar menos tempo resolvendo conflitos e lidando com problemas do condomínio? Converse com a gente.

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