Como administrar um condomínio sem prejudicar seu tempo?

Saiba como organizar sua rotina e como administrar um condomínio de forma eficaz com nossas 5 dicas.

como administrar um condomínio

Você já ficou horas procurando documentos para levar na reunião? Precisa ficar o tempo todo conferindo o trabalho dos funcionários, o que demanda muito mais tempo da sua rotina do que poderia?

Um síndico profissional precisa saber como administrar um condomínio de forma eficiente para conseguir manter um bom equilíbrio entre vida pessoal/profissional e a vida em condomínio. Sem um bom planejamento, pequenas tarefas podem levar horas e tomar o dia inteiro do administrador.

Para você fazer uma gestão mais eficiente e conseguir poupar o seu tempo, separamos aqui 5 dicas que podem ajudar muito a otimizar seu dia a dia de síndico. Confira:

  1. Estabeleça um horário de atendimento

Uma hora de atenção focada vale mais do que um dia inteiro de atenção dispersa. Se você não separar um momento para lidar com os afazeres do condomínio, pode acabar se perdendo nas tarefas e desperdiçando tempo.

Separe um período específico do dia ou da semana para atender as demandas do prédio. Informe os condôminos e os funcionários de que você só vai lidar com questões do condomínio nesse período. Assim, você consegue utilizar o tempo de forma mais eficiente e melhora o equilíbrio vida-trabalho.

  1. Organize a documentação

A administração de um condomínio envolve documentos como: o orçamento anual, gastos mensais, recibos de prestadores de serviço, folha de pagamento, etc. Ser descuidado na hora de organizar esses documentos é certeza de perder tempo.

Por isso, o ideal é que você monte um sistema que separe os documentos por categoria ou importância. Você pode ter uma pasta para os documentos referentes aos funcionários, outra para a vida financeira do prédio, outra ainda para notas fiscais e assim por diante.

Dessa forma você sabe exatamente onde procurar por eles quando for necessário e não perde  tempo.

  1. Estimule a autonomia dos funcionários

A melhor forma de poupar o tempo do síndico é ter uma equipe de funcionários que sabe o que deve fazer e tem iniciativa. Estimular a autonomia dos funcionários é uma forma de ter colaboradores que solucionam problemas de forma eficaz.

Na hora de delegar, passe instruções detalhadas e deixe claro para o funcionário que ele tem autonomia para concluir a tarefa do jeito que achar melhor, sem precisar pedir a sua permissão ou a sua ajuda. A menos que sejam casos específicos, orientação que também deve ser passada ao funcionário. Repasse as instruções e corrija os erros sempre que for preciso.

  1. Planeje as tarefas

O síndico precisa lidar com assuntos importantes. Às vezes, todos de uma vez. É preciso contratar funcionários, preparar o orçamento anual, apresentar documentos, levantar a pauta de reuniões e muito mais.

Para conseguir cumprir as tarefas sem ficar perdido, o melhor é fazer um planejamento com uma agenda, planilha ou aplicativo, estabelecendo uma data para cada tarefa e marcando as que já foram cumpridas.

  1. Organize as tarefas de acordo com a prioridade

Acabou de sentar para fazer o planejamento das tarefas ou está precisando se organizar e não sabe por onde começar?

Para facilitar o processo, separe as tarefas de acordo com a prioridade. Classifique cada uma de acordo com critérios como “Urgente e importante”, “Urgente”, “Importante”, “Não urgente” e “Não urgente e não importante.”.

Dê preferência às urgentes e assim por diante. Repita o processo sempre que necessário, mudando as prioridades se preciso.

Organizou melhor o tempo? Delegue a administração do condomínio

Todas essas dicas são bastante úteis para você organizar o seu já atribulado dia a dia. Ao segui-las, você consegue otimizar seu tempo e a administração do condomínio, o que diminui as dores de cabeça que você pode vir a ter.

Mas, se mesmo assim seu tempo ainda estiver muito reduzido e a administração condominial estiver sendo prejudicada, que tal contar com uma administração condominial profissional?

A Protest é especializada em administrar condomínios. Com 40 anos de experiência, a nossa equipe tem expertise para organizar e executar tarefas que, muitas vezes, podem escapar do seu radar por pura falta de tempo, garantindo que todas as atribuições do síndico estão sendo cumpridas e que os condôminos estão sendo bem cuidados.

Quer conhecer melhor do nosso serviço e otimizar seu dia a dia e a rotina do seu condomínio? Entre em contato com a gente!

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