Cuidados com registro de ocorrências

Ocorrências em condomínios nada mais são do que sugestões, reclamações e outras observações feitas por moradores ou funcionários para o síndico ou a administradora.

Tradicionalmente, o registro de ocorrências em condomínios é realizado em um livro, que geralmente permanece na portaria. No entanto, essa estratégia está sendo cada vez menos usada por conta das informações ali contidas.

Os dados escritos no livro exigem a atenção máxima do síndico, pois possuem informações sobre a vida pessoal dos moradores, podendo conter nomes, número do apartamento, entre outros. O vazamento de algum dado pode ter como resultado problemas judiciais principalmente devido a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados, nº 13.709/18), que sofreu modificações recentemente.

Por isso, muitos condomínios e administradoras estão optando pelo registro de ocorrências de uma forma virtual! Através dos mais novos portais e aplicativos, você pode fazer uma reclamação ou sugestão sem o risco de ter as suas informações acessadas por quem não deve. Esse é o caso da Protest, por exemplo, que disponibiliza tal função no app CondoServ. Ao registrar uma ocorrência, somente a administradora e o síndico e/ou gestor têm acesso aos dados do usuário.

O livro de ocorrências, por outro lado, não sumiu, mas foi adaptado. Agora ele é encontrado em muitos edifícios como uma maneira de comunicação entre os funcionários. Pode ser utilizado para um porteiro avisar ao outro, do próximo turno, sobre encomendas, visitas ou o que for necessário.

Mas para os condomínios que ainda utilizam o livro como principal ferramenta para o registro de ocorrências, vale um cuidado redobrado! Para evitar dores de cabeça, o síndico deve guardar com muito cuidado essas informações de modo que terceiros não tenham acesso a esses dados. Caso possíveis compradores solicitem o livro a fim de descobrir o índice de conflitos entre os condôminos, esse acesso também deverá ser negado, afinal, se algum morador sentir que sua privacidade foi invadida o condomínio abrirá margem para um possível processo.

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